בהיותו סביבת עבודה המבוססת על תקשורת חזותית, ממשק המשתמש הוא בעצם מערכת של סמלים (symbol system): הצלמיות שבממשק הם סמלים המייצגים את הידע הטמון בו. את תאוריית מערכות הסמלים (symbol systems theory) ניסח סלומון בעקבות מחקריו על השפעת אמצעי התקשורת (המדיה), ובעיקר סרטים ותכניות טלוויזיה (כמו Sesame Street), על תהליכי למידה (Salomon, 1979, 1981; Salomon et al., 1991). בין השאר, התאוריה מנסה להסביר את השפעתם של ייצוגים חזותיים במדיה על תהליכי רכישת ידע בעובדה שהם מייצגים תוכן ביעילות ובכך מקצרים את תהליכי קידוד הידע ואחסונו במערכת הקוגניטיבית. לפי התאוריה, הסכֶמה שמביא עמו הלומד לסביבת העבודה קובעת במידה רבה כיצד יפרש מסרים חזותיים המופיעים בה. לכן, בעיצוב ממשק המשתמש יש לדאוג שהייצוגים החזותיים בממשק יתאימו ליכולתו הקוגניטיבית של המשתמש ולסכמות שיש לו לגבי סביבת העבודה ופעולות שונות שאפשר לבצע בה.

למשל, סל המִיחזור מיוצג בממשקים רבים על-ידי ציור של סל ניירות ועליו סמל המִיחזור ( ). זוהי מטפורה חזקה שכן היא תואמת את הסכמה שיש למשתמש לגבי המקום בסביבת העבודה שאליו משליכים קבצים שאין בהם עוד צורך, אך עדיין אפשר לשלפם משם (למחזר אותם) אם מתחרטים. השימוש בייצוג גרפי מאפשר לקודד (או להצפין) ידע רב לתוך ייצוג קונקרטי ממוזער, היוצר גירוי במערכת אחסון הידע של המשתמש, ומפעיל שרשרת פעולות אינטואיטיביות בתגובה לגירוי. איכותה של מערכת הסמלים בממשק נקבעת בעיקר לפי מידת הקומפקטיות של הידע הטמון בכל סמל, ולפי מידת הטבעיות והאינטואיטיביות שבה המשתמש יכול לפרש אותו.

הסמלים החזותיים של הפעולות בממשק הם משני סוגים: סמלים תמונתיים (למשל, הסמל מייצג את ההוראה "הקש עלי למילוי בצבע צהוב"), וסמלים מוסכמים לא-תמונתיים (למשל, הסימן מציין את כיוון הכתיבה; הסימן B מציין כתיבה באות עבה [boldface].) יתרונו של הסמל התמונתי הוא בהיותו טבעי-אינטואיטיבי, אוניברסלי יחסית ובלתי-תלוי בשפה. חסרונם של הסמלים המוסכמים הלא-תמונתיים הוא בהיותם מופשטים ופחות אינטואיטיביים, מה שמקשה על המשתמש לזכור את משמעותם. רבים מהם תלויים בתרבות ובשפה (למשל, צריך לדעת אנגלית כדי להבין את משמעות הסמלים B ו- U). בדרך כלל משתמשים בהם כשקשה לייצג את הפעולה בעזרת תמונה ברורה (ראה דוגמאות באיור 8ב). לעתים חודרים לעולם הממשקים סימנים מוסכמים שמקורם בממשקי מכשירים ומכונות, כדוגמת ממשק ה-CD Player של Windows (איור 9), העושה שימוש בממשק המשתמש של מכשירי סטראו ביתיים.

במטרה לייעל את תפיסת הממשק על-ידי המשתמש, מיוצג בו הידע באמצעות אסטרטגיות של קידוד ובחירה, המאפשרות להקטין את עומס הפרטים המוצגים למשתמש ואת מספר הטעויות שהוא עושה בעבודה.

קידוד (encoding) הוא תהליך של אחסון מידע בזיכרון לפי קודים המצויים בהתאמה עם סכמה שיש למשתמש לגבי אותו מידע. הקידוד מאפשר להפעיל מערכת אסוציאטיבית בעת הצורך, ובכך הוא מייעל ומזרז את שליפת המידע בעקבות הפעלת גירוי רלוונטי. ממשקי משתמש מקודדים מידע בעיקר באמצעות ייצוגים גרפיים ואלמנטים של צבע (איור 8, א-ב). הבה נתבונן בכמה אסטרטגיות של קידוד:

• קידוד לפי צבע: כאן נעשה שימוש בסכמה שיש לנו לגבי צבע מסוים לשם העברת מידע. למשל, הצבע האדום או הצהוב מציינים בדרך כלל אזהרה או התראה שמשהו אינו כשורה. לעומת זאת, הצבע הירוק מקודד במערכת האסוציאטיבית שלנו במשמעות של "OK", "הכל בסדר", "קדימה", "אפשר לבצע". בחיי היומיום שלנו אנו נתקלים בקידוד לפי צבע באורות הרמזור ובשלטי הדרכים, כמודגם באיור שלפניך, שבו הצבע האדום מורה "עצור!" והירוק "סע":

  בממשקי משתמש מקודדים מידע לפי צבע בעיקר במטרה להזהיר את המשתמש מפני ביצוע פעולות לא-הפיכות כמו מחיקת קובץ (איור 8א).

• קידוד לפי צורה: בקידוד לפי צורה נוצרת אצל המשתמש זיקה אוטומטית בין פעולה מסוימת לבין צורה גרפית המייצגת אותה.בשלט "עצור" המתומן כבר טבוע במערכת האסוציאטיבית של נהגים במשמעות של הוראה לעצור, אפילו אם הם רואים אותו מאחור, בלי הכתובת "עצור". ובממשקי מחשב, הצלמיות של תוכנות Word, PowerPoint, Excel) Office), המופיעות בסרגל הכלים של סביבת "חלונות"(איור 8ב), יש להן עיצוב צורני ייחודי המאפשר למשתמש לזהותן בקלות. הדבר חשוב במיוחד כיום, כאשר משתמשים נוהגים לעבוד במקביל עם כמה תוכנות (multitasking).
  

• קידוד לפי מיקום: אחת הדרכים היעילות ליצור סכמה אצל המשתמש לגבי ביצוע פעולה מסוימת, היא ליצור זיקה בין הפעולה לבין מקום קבוע בממשק, מה שמקצר את תהליך קבלת ההחלטות של המשתמש בעבודתו. למשל, כבר התרגלנו שהצלמית לפתיחת קובץ חדש , מצויה בקצה השמאלי של סרגל הכלים (איור 8ב). קידוד זה יוצר אצלנו זיקה אוטומטית בין פתיחת קובץ חדש לבין צד שמאל בסרגל. נסו לשער איזה בלבול היה נוצר לו הופיעה הצלמית בכל פעם במקום אחר?

• בחירה והקלדה: דמיינו את עצמכם ממלאים טופס שבו אתם מתבקשים להקליד פרטים מזהים כמו כתובתכם, עיר מגוריכם והמדינה שאתם חיים בה. כמה מביך לגלות ששגיתם באיות אחד השמות!! כדי לעקוף את הבעיות הנובעות מהכנסת מידע שגוי על-ידי המשתמש, מאפשרים לנו ממשקים רבים לצפות בשלל האפשרויות העומדות בפנינו, ולבחור מביניהן את מה שמתאים לנו. באיור 8ג מוצגות כמה משיטות הבחירה האלה: הגדרת ערך למשתנה (למשל קביעת גודל השוליים של עמוד טקסט), בחירת אפשרות אחת מבין כמה (כפתורי רדיו) או בחירת כמה אפשרויות (תיבות סימון). בעיצוב ממשקים כאלה מניחים שאפשר להציג למשתמש את כל אפשרויות הבחירה בעזרת מספר סופי (וקטן) של בחירות.

במקרים שלא כדאי או אי אפשר לייצג את הפעולה הנדרשת בעזרת סמל כלשהו, מקובל לוותר על קיצור הדרך, ולדרוש מהמשתמש לכתוב את הפקודה המלאה המורה למערכת לבצע את הפעולה הנדרשת. ואולם, שיטה זו אינה אינטואיטיבית, היא מחייבת לזכור אוסף רב של פקודות ואת התחביר (syntax) שלהן, והיא מועדת לשגיאות רבות הנובעות מהקלדה לא-מדויקת של הפקודה. גישה זו הייתה נפוצה עד אמצע שנות השמונים בממשקי מערכות ההפעלה הישנות מסוג CPM ו-DOS, טרם הופעת הממשקים הגרפיים המודרניים. בממשקים הישנים, הצורך לזכור אוסף עצום של פקודות הכביד מאוד על תהליך רכישת השליטה בתוכנות, והאט במידה רבה את העבודה השוטפת בהן. להלן כמה דוגמאות לפקודות טקסט שהיה על המשתמש לכתוב בסביבת DOS:

• העתקת כל הקבצים בדיסקט בכונן A לדיסקט בכונן Copy A:*.* B:       :B
  
• פרמוט של דיסקט בכונן                                                   :Format B
  
• יצירת ספרייה בשם Interface בכונן C:\ md                     c:\interface